Facturación electrónica, el acelerador de la transformación digital de Cochez y CIA
Se estima que la facturación electrónica reduce costos hasta en un 80% versus la factura en papel. Además de transparencia, eficiencia en el recaudo fiscal y modernización, este modelo contribuye a la protección del medio ambiente.
Para avanzar en su importante plan de digitalización y transformación del Estado, Panamá inició la masificación voluntaria de la facturación electrónica el pasado primero de junio. Este importante paso era la continuación de un plan piloto que se inició en 2019 con 43 empresas de distintos sectores, entre ellas Cochez y CIA.
Esta compañía, con más de 55 años en el mercado panameño, cuenta con 20 tiendas en el país y ofrece materiales de construcción, acabados, ferretería y demás artículos que suplen desde las necesidades básicas del hogar, hasta todo tipo de proyectos de construcción. En 2019, Cochez y CIA inició su propio proceso de transformación digital con el fin de optimizar procesos, integrar distintos sistemas dispersos, cambiar la plataforma de sus sitios web y adoptar un nuevo punto de ventas que permitiera agilizar la facturación.
Adicionalmente, Cochez se unió al plan piloto del Dirección General de Ingresos de Panamá (DGI) para comenzar cuanto antes la implementación de la facturación electrónica, entendiendo los beneficios de tener digitalizados no sólo sus procesos de ventas y cobranza, sino también la simplicidad que ello generaría a la hora de cumplir con sus obligaciones tributarias. Así pues, Cochez y CIA acudió a Hypernova Labs, un partner de Microsoft, con el que ya venía trabajando su transformación digital.
Pese a que Hypernova Labs contaba con Aludra Cloud, una solución para mejorar los procesos de ventas, esta no contemplaba el servicio de facturación. Así que, tras seis meses de desarrollo, incorporaron un módulo que permitía la generación de este tipo de facturas, apalancado en su totalidad en herramientas Microsoft: desde su infraestructura, hasta el sistema de mejora continua y las herramientas de desarrollo. Axel De León, gerente General de Hypernova Labs, explica que Aludra Cloud “cuenta con un despliegue de mejora continuo mediante Azure DevOps”, una herramienta que proporciona servicios de desarrollador para que los equipos de soporte técnico planeen el trabajo y colaboren en el desarrollo de código, mientras que permite compilar e implementar aplicaciones.
Facturación electrónica: tecnología, transparencia y ahorro
En Panamá la exigencia de la factura electrónica parte de cuatro pilares fundamentales: simplificación de las obligaciones tributarias, la promoción del comercio electrónico, una reducción de costos para las empresas y la protección del medio ambiente. De acuerdo con el portal de la DGI, en Panamá se registraron ya 43’163’166 documentos electrónicos autorizados, con corte a la primera semana de enero.
Como también lo advierte la DGI, los beneficios son evidentes: menor uso de tintas, papeles y gastos de almacenamiento; impulso a la innovación a través de procesos automatizados; mejora del servicio al cliente; protección y privacidad de la información del consumidor; reducción de riesgos de doble facturación o documentación falsa; impulso al comercio electrónico; cuidado del planeta y agilidad en el procesamiento de pagos a proveedores.
De acuerdo con el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT), representa un ahorro de hasta 80% frente a los gastos de las facturas en papel. Sus beneficios son obvios tanto para las empresas como para el fisco, y por ello su aplicación de la factura electrónica avanza velozmente en la región.
Para Cochez y CIA haber iniciado el plan piloto le permitió identificar la tecnología adecuada para optimizar procesos y reducir costos. Solo entre enero y julio de 2021, esta empresa gestionó más de 3.5 millones de facturas electrónicas. Gracias a la velocidad de la transacción, la carga operativa se redujo significantemente. “Antes debíamos utilizar la impresora fiscal que demoraba en hacer un análisis de los datos previo a la impresión de la factura”, señala Cecilia Arias, vicepresidente de Tecnología e Innovación en Cochez. “Ahora tenemos la factura en un segundo”, destaca.
Otra de las bondades de este proceso se ha visto reflejada en la venta a crédito. “Anteriormente, el proceso para presentar las cuentas y cobrar los montos de dinero implicaba enviar el papel físico al cliente. Hoy pueden ingresar desde la web y ver instantáneamente toda su facturación”, describe Fernando Guardia, director Financiero en Cochez y CIA. Katia Meléndez, gerente de Atención al Cliente Crédito en Cochez y CIA, agrega que “al no tener que preparar estados de cuenta y enviarlos por ruta de mensajería se ahorra mucho tiempo en tareas administrativas y la factibilidad de cobro se vuelve más fácil, lo que genera un ahorro significativo”.
Así como la facturación electrónica se ha traducido en mayor agilidad y eficiencia para Cochez y CIA, la satisfacción de los clientes también se ha incrementado. Ahora pueden acceder a un portal para consultar su estado y reciben la facturación de su compra online vía correo electrónico.
La experiencia adquirida en el plan piloto y la implementación tecnológica para este propósito ha puesto a Cochez y CIA un escalón por encima de sus competidores. Y si bien el avance es muy significativo, en la empresa hay conciencia de que falta mucho más por hacer. “Todavía hay una larga lista de procesos a optimizar y la tecnología es clave para ello”, insiste Guardia.
Bajo esta premisa, y pensando en el futuro, el deseo Cochez y CIA es consolidarse como una empresa innovadora y de procesos vanguardistas. “Al final del día, la tecnología en la empresa es el principal habilitador para ser más eficientes”, concluye Arias, vicepresidente de Tecnología e Innovación.
